Care sunt cerintele unei implementari ERP de succes ?

Decizia de implementare a unei solutii de tip ERP este o decizie strategica. Un astfel de sistem are un impact major asupra gestionarii afacerii si ajuta in luarea deciziilor de management prin furnizarea unor rapoarte cu un grad foarte ridicat de acuratete, timp de raspuns rapid, dar si un mod de organizare relational al datelor.

Fiecare implementare vine cu particularitatile ei, existand o serie de practici/ reguli de aur care sunt recomandate pentru succesul proiectului:

  1. Sustinerea top managementului: daca top managementul nu este convins de necesitatea unei solutii de gestiune a resurselor intreprinderii, inca exista timp sa se renunte la implementarea unei solutii ERP. Fiecare angajat trebuie sa fie convins ca o implementare ERP este o decizie strategica la nivel de organizatie, si ca eficienta operationala, tradusa în reducerea costurilor si cresterea profitului, este obiectivul numarul primordial al companiei.
  2. Asistenta in intelegerea nevoilor: domeniul aplicatiilor software de tip ERP este extrem de vast. Soluţiile “standard”, care va atrag cu timpi de implementare de cateva zile si costuri reduse initiale, nu sunt deloc o optiune. Acestea va blocheaza in cele mai importante aspecte: flexibilitatea de a genera business si agilitate in a va adapta sistemul informatic la schimbarile pietei. Apelati la oameni care  au o expertiza relevanta domeniului dumneavoastra de activitate si capabili sa inteleaga nevoile organizatiei dumneavoastra, pentru a putea construi o solutie completa.
  3. Implicarea viitorilor utilizatori: aveti nevoie de implicarea tuturor angajatilor care interactioneaza cu solutia. Abordarea clasica, in care aplicatia este impusa de management de sus in jos, va trece in ochii angajatilor drept “o alta aplicatie ceruta de sefi care o sa-mi manance timpul”. Cheia pentru o implementare ERP de succes sta in convingerea liderilor de opinie cu influenta, despre utilitatea implementarea unui nou sistem. Acesti angajati cheie trebuie convinsi ca o aplicatie de tip ERP usureaza in primul rand munca angajatilor si ofera suport in luarea deciziilor corecte.
  4. Pregatirea angajatilor este esentiala: pentru a putea utiliza o aplicaţie ERP, fiecare utilizator trebuie sa urmeze un curs de pregatire intensiv, inainte de a o utiliza. Cursurile de pregatire trebuie sa fie bine structurate, sa contina studii de caz si demo-uri, exercitii concrete prin care angajatii sa-si consolideze cunostintele acumulate si sa aiba ocazia sa puna intrebari specialistilor companiei furnizoare.
  5. Incurajati feedback-ul utilizatorilor aplicatiei: discutati cat mai mult cu utilizatorii. Ei nu sunt doar cei care beneficiza de o solutie software, ei sunt cei care prin intermediul aplicatiei vor produce valoare companiei. Adoptia aplicatiei de catre angajati este la fel de importanta ca sustinerea top managementului. Nu ignorati parerile angajatilor despre cum poate fi imbunatatita in continuare aplicatia doar pentru ca ati terminat implementarea solutiei ERP.
  6. Nu fiti rigid: chiar si cele mai bune solutii sau implementari ERP au nevoie de imbunatatiri si personalizari pentru a intregi experienta de utilizare. Nu plecati de la premisa ca exista aplicatii standard care pot include din start toate nevoile dumneavoastra, toate spetele sau cazurile posibile de lucru. Din contra, cu cat o solutie software este mai adaptata specificului companiei, va produce rezultate mai rapide, va fi adoptata mai rapid de catre angajati si, deci, veti recupera investitia mai rapid.
  7. Suportul post-implementare ERP: prin faptul ca  ati trimis angajatii la cursuri de pregatire de utilizare a aplicatiei ati rezolvat doar o parte din problema. In momentul in care aplicatia devine functionala, angajatii uita ce au invatat si sar peste anumiti pasi din tendinta de a-si usura activitatea. Daca datele nu sunt înregistrate in acelasi format, sau daca executia nu respecta fluxurile de lucru agreate initial, sau daca procesele interne nu sunt urmate in acelasi fel de catre toti angajatii, aplicatia nu are cum sa dea rezultatele scontate. Suportul post-implementare ERP monitorizeaza corectitudinea utilizarii aplicatiei in primele luni de la darea in folosinta si eficientizeaza activitatea angajatilor in utilizarea aplicatiei in conditii reale de lucru.
  8. Nu incercati sa obtineţi totul din prima: implementarea unei solutii ERP are impact puternic in toate colturile organizatiei. Nu incercati sa implementati o asemenea solutie simultan in toate echipele. Riscati sa confuzati angajatii. O implementare ERP trebuie facuta gradual. In cadrul acestor echipe, este bine sa incepeti sa modificati procesele cu impact mic in business, pentru a asocia un risc scazut cu rezistenta la schimbare, care de obicei este mai ridicata in primele faze de implementare.
  9. Nu aveti asteptari nerealiste: nu va asteptati sa atingeti din primele luni de la implementarea solutiei ERP eficienta operationala a altor firmei care deja folosesc astfel de sisteme. Dureaza luni de zile pana cand procesele de lucru se rodeaza, timp in care angajatii constientizeaza beneficiile aplicatiei, timpii morti sunt eliminati, iar personalul isi aliniaza informatiile despre clienti si furnizori.
  10. Insistati pe faza de design: multe solutii ERP includ zeci de campuri inutile din dorinta de a capta absolut orice informatie posibila despre un proces sau orice situatie care poate apare. Adoptia unei astfel de aplicatii este un cosmar, pentru ca utilizatorii vor trebui sa caute in sute de campuri pana sa ajunga la campul necesar. Va fi cu atat mai frustrant daca dupa o astfel de cautare, campul necesar nu permite introducerea tuturor informatiilor dorite de utilizator. Inainte de implementarea solutiei ERP, in faza de alegere, trebuie să discutati cu angajatii (vezi regula 3), sa eliminati campurile care nu sunt necesare si sa adaugati alte campuri specifice proceselor dumneavoastra, si apoi sa fiti pregatiti sa le modificati din nou dupa darea in folosinta a aplicatiei (vezi regula 6).

Ideea principala de la care o firma, indiferent de verticala in care activeaza, trebuie sa plece este situatia acesteia inainte de implementare (definitia proprie a sistemului ERP conform analizei interne), dar si asteptarile pe care o implementare ERP trebuie sa le satisfaca pentru a se dovedi o investitie de succes.

Pentru a obtine un cont demo gratuit al solutiei Manager Financiar ERP, va rugam completati acest formular.

 

Leave a comment

Lasă un răspuns